Met een goede administratie bespaar je geld

BARNEVELD Martina Stronkhorst uit Barneveld verzorgt met haar bedrijf Mareba de financiële administratie voor ondernemingen in Midden-Nederland. Van het verwerken van facturen tot voorraadbeheer en van de aangifte voor de omzetbelasting tot debiteuren- en crediteurenbeheer. Haar conclusie: ,,Ondernemers laten nog geregeld geld liggen.''

Het maakt niet uit of je zzp'er bent of aan het roer staat van een bedrijf met honderden werknemers. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren. Die administratie heb je bijvoorbeeld nodig voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Ook moet je - als de Belastingdienst erom vraagt - inzicht in je boekhouding kunnen geven. Het is dus erg belangrijk om alle stukken goed te archiveren.

KIES EEN ONLINE BOEKHOUDPAKKET Vroeger was de boekhouding terug te vinden in een dikke stapel papierwerk, maar die tijd is voorbij. Er zijn tegenwoordig veel handige en betaalbare online programma's om de administratie in te richten. Ik adviseer ondernemers graag over de keuze voor zo'n boekhoudpakket. Onder meer de omvang van je onderneming, de branche waarin je bedrijf werkzaam is en koppelingen met andere systemen spelen een rol in die keuze. Groot voordeel van online boekhouden is dat je overal kunt inloggen en altijd inzicht hebt in de actuele cijfers van je bedrijf. Ik zie nog vaak dat ondernemers in Excel werken, maar dat programma is eigenlijk niet geschikt voor een complete boekhouding.

ZELF DOEN OF UITBESTEDEN? Mijn klantenkring bestaat vooral uit MKB-bedrijven met maximaal 30 werknemers, variërend van stichtingen, bv´s en handelsondernemingen tot zzp'ers. De meesten hebben weinig affiniteit met de administratie. Ze besteden (een deel van) het administratieve werk liever uit, zodat ze zich volledig op hun kerntaak kunnen richten: ondernemen. Voor sommige bedrijven doe ik de volledige boekhouding, anderen huren mij in bij piekdrukte, tijdelijke vervanging of bijvoorbeeld voor spoedklussen als het inboeken van een heleboel inkoopfacturen of het debiteurenbeheer.

BETALINGSTERMIJN Debiteurenbeheer moet je niet onderschatten, want betalingstermijnen worden vaak ruim overschreden. Een risico voor de bedrijfsvoering. Aangezien het mijn taak is om de financiële administratie op orde te houden, help ik ondernemers graag om hun geld alsnog op korte termijn te ontvangen. Zelf vinden ze het vaak lastig om achter hun facturen aan te bellen of ze hebben er te weinig tijd voor. Toch is het debiteurenbeheer wel belangrijk, want veel ondernemers laten hier geld liggen.

AFTREKPOSTEN Datzelfde geldt voor zakelijke kosten, die aftrekbaar zijn voor de belasting. Het indienen van tankbonnen en parkeerbonnen schiet er bijvoorbeeld nog wel eens bij in. En is het in jouw specifieke situatie fiscaal aantrekkelijker om je auto zakelijk of privé te rijden? Ook dat is iets om goed over na te denken.

AFWISSELING De afwisseling vind ik het mooie aan mijn werk. Geen dag is hetzelfde. Het ene moment werk ik bijvoorbeeld in een zorginstelling aan declaraties, terwijl ik mij nog diezelfde dag in m'n kantoor buig over de boekhouding van een zzp'er in de bouw. Structuur aanbrengen in een administratie geeft mij veel voldoening en helpt jou om nóg beter te ondernemen.

Aangeboden door Martina Stronkhorst van Mareba administratieve ondersteuning