‘De hele mobiliteit is op de schop gegaan’

BARNEVELD De coronacrisis dwingt Nederland massaal tot thuiswerken. Geen reistijd meer en thuis is het nieuwe kantoor. Tot 1 april mag de werkgever de vaste reiskosten onbelast vergoeden, maar dat is binnenkort verleden tijd. ,,De hele mobiliteit is op de schop gegaan”, zegt Erik Kuiter van Schuiteman Adviseurs & Accountants.

Er is goed nieuws. Gisteren maakte de Ministerie van Economische Zaken (EZK) bekend dat de nieuwe regeling voor de reiskostenvergoeding niet per 1 februari, maar per 1 april ingaat. Tot die datum kunnen werknemers die veel op kantoor werken uitgaan van een vaste formule voor de reiskostenvergoeding. In die formule gaat de fiscus uit van 214 kantoordagen per jaar. ,,Daarin is al rekening gehouden met ziekte en verlofdagen.” Per 1 april vervalt de formule gedeeltelijk. ,,Dan zal de fiscus de vergoeding baseren op het aantal werkelijke kantoordagen.” Kuiter voegt toe dat de overheid wel een voorwaarde stelt aan de verlenging. ,,Voor het gebruikmaken van de oude regeling mag het alleen gaan om vaste reiskostenvergoedingen die de werkgever al voor 13 maart 2020 aan de werknemer toekende, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer gemaakt.”

In de aangepaste regeling per 1 april, zijn er twee opties. In de eerste optie werkt de medewerker een vast aantal dagen per week op kantoor en op basis daarvan kan de werknemer nog steeds een vast bedrag per maand vergoed krijgen.

Bij de tweede optie werkt de werknemer flexibel vanuit huis en op kantoor. Het aantal dagen thuis of op het werk variëren voor deze medewerker per week. En dan is het simpel, diegene houdt zijn of haar gereden woon-werk kilometers bij en declareert deze aan het eind van de maand.

VOORDEELTJE Ondanks dat de nieuwe regeling vrij eenvoudig lijkt, krijgt Kuiter hier veel vragen over. ,,Want moet je uitgaan van declaraties of kun je beter een vaste vergoeding betalen. Daar moet je nu op inspelen.”

Een strategisch besluit waarbij Kuiter zijn klanten adviseert om te werken op basis van declaraties. ,,Dan heb je één bepaald beleid binnen de club. En voor de werknemer die meer dan 214 dagen naar kantoor reist, zit er zelfs een klein voordeeltje in. Die persoon krijgt nu meer terug dan voorheen op basis van de vaste formule.” Er is wel een nadeel aan dit beleid. ,,Declaraties vragen om een goede administratie en daar hoort ook een nacontrole bij’’, vertelt Kuiter.

THUISWERKVERGOEDING Niet alleen zijn er veel vragen over de reiskostenvergoeding, maar ook vragen werkgevers en werknemers zich af hoe het zit met de thuiswerkvergoeding. Want als een werknemer thuis werkt, gebruikt diegene zijn eigen internet en elektriciteit en dat betaalt die persoon uit eigen zak. Kuiter vertelt dat daar iets op gevonden is: ,,Vanuit de fiscus is er al gesproken over een thuiswerkvergoeding van twee euro per dag per werknemer. Maar het is nog steeds niet belastingvrij. Die twee euro die gaat uit de algemene forfait van de Werkkostenvergoeding (WKR).” Kuiter vindt dit bedrag wat aan de lage kant. ,,In principe kan de werkgever besluiten om meer te geven, maar dat is ook niet de oplossing. Stel je geeft bijvoorbeeld vier euro per dag, dan vreet dat de forfait van de WKR op. Zeker als je als werkgever boven de ruimte van het algemeen forfait uitkomt, dan moet de werkgever over het teveel tachtig procent eindheffing afdragen.”

WKR Maar ook hier had de EZK donderdag goed nieuws voor de werkgever. In plaats van een WKR van 1,7 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom van alle werknemers, verhoogt de EZK deze naar drie procent voor 2021. Voor 2020 deed de overheid dit al om de werknemer en werkgever in ‘deze moeilijke tijd’ tegemoet te komen en voor 2021 trekt de EZK dit door. Toch kan het voorkomen dat de werkgever ondanks de verhoging te snel door het algemeen forfait heen raakt. ,,En dan moet men maar voor lief nemen dat je over het resterende bedrag misschien nog tachtig procent belasting moet afdragen.”

Ondertussen lobbyt de Algemene Werkgeversorganisatie Nederland (AWVN) bij de overheid om die twee euro, buiten de WKR, als gerichte vrijstelling te betalen. ,,Op die manier eet de thuiswerkvergoeding niet de algemene forfait op. Maar we hebben nog niet gelezen dat het als een gerichte vrijstelling is geboekt.”

Aangeboden door Schuiteman Accountants & Adviseurs