Backlink: Welke betaaloplossing past bij jouw evenement? Doe de quiz!

Bij evenementen zijn er verschillende manieren waarop bezoekers kunnen betalen . De drie meest voorkomende cashless betaalopties zijn: closed loop, open loop, en hybride betalen. Welke oplossing het beste past, hangt af van het type evenement, de duur en het soort bezoekers.

In deze quiz krijg je vijf verschillende evenementen situaties. Lees de situatie en bedenk welke betaaloplossing het beste past: closed loop, open loop of hybride. Onder elke vraag vind je het juiste antwoord met een korte uitleg.

Maar eerst: wat is precies het verschil?
Bij een closed loop systeem betalen bezoekers met een betaalmiddel dat speciaal voor het evenement is uitgegeven, zoals een persoonsgebonden polsbandje of cashcard met saldo dat vooraf of tijdens het evenement kan worden opgeladen. Dit systeem werkt binnen het gesloten ecosysteem van het evenement en kan daardoor ook worden gekoppeld aan functies zoals toegangscontrole of VIP-zones.

Bij open loop betalen bezoekers met hun eigen betaalmiddel, zoals een pinpas, creditcard of digitale wallet, waardoor geen account of vooraf geladen saldo nodig is. Een hybride systeem combineert beide, zodat bezoekers zowel met een polsbandje of cashcard als met hun eigen betaalmiddel kunnen betalen.

Studenten Introductieweek
Aan het begin van het studiejaar wordt een vierdaagse introductie georganiseerd voor nieuwe studenten. Overdag vinden activiteiten plaats zoals workshops, sporttoernooien en rondleidingen door de stad. ‘s Avonds zijn er grote feesten op verschillende locaties.

Studenten moeten zich van tevoren registreren en inschrijven voor deze activiteiten, zodat er kan worden gecontroleerd wie waar toegang tot heeft. Organisatoren willen daarbij ook inzicht krijgen in de drukte per locatie en bestedingen aan eten en drinken. De communicatie over het programma en eventuele wijzigingen geven ze door via een applicatie. 

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord A - Closed loop
Omdat dezelfde bezoekers meerdere dagen aanwezig zijn is een closed loop omgeving de beste optie. Doordat het betaalmiddel persoonsgebonden is, kan het eenvoudig worden gekoppeld aan registratie, ticketing en toegangscontrole. Zo kan de organisatie precies zien welke studenten toegang hebben tot bepaalde activiteiten en waar het druk is.

Daarnaast maakt de integratie met andere producten het proces efficiënter: betalingen, toegang en programma informatie kunnen allemaal binnen een systeem worden beheerd. Voor studenten betekent dit dat zij in een omgeving kunnen betalen, locaties kunnen betreden, en activiteiten kunnen volgen via de app, zonder steeds verschillende tickets te zoeken, of uit te zoeken hoe je kan betalen. Voor de organisatie levert dit waardevolle data-inzichten op over bezoekersstromen en uitgaven, waardoor het evenement beter kan worden gemonitord en aangestuurd. 

Weekend foodtruck evenement
In een stadspark vindt een foodtruck festival plaats dat het hele weekend duurt. De toegang is gratis en bezoekers kunnen de hele dag vrij in- en uitlopen. Veel mensen blijven een paar uur om verschillende gerechten te proberen. Naast de reguliere bezoekers zijn er ook gasten van sponsoren met een VIP-pakket. Zij hebben een vrij te besteden tegoed gekregen om te spenderen aan eten en drinken tijdens het evenement.

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord C - Hybride
De meeste bezoekers betalen eenvoudig met hun eigen betaalmiddel, zoals met de pinpas, creditcard, of digitale wallet, wat open loop de logische keuze maakt. Voor sponsors gasten is een gesloten systeem met een vooraf opgeladen cashcard juist handig. Daarom werkt in deze situatie het combineren van beide systemen hier dus het beste. Het is wel belangrijk om vooraf te controleren of je cashless betalingsprovider dit kan aanbieden. Het laatste wat je wilt, is dat op ieder verkooppunt twee verschillende kassasystemen moeten staan.

Meerdaags Muziekfestival
In een groot festivalterrein buiten de stad vindt een driedaags muziekfestival plaats met meerdere podia, foodcourts, merchandise stands, en een camping. Bezoekers kopen vooraf een ticket en verblijven vaak het hele weekend op het terrein. Veel festivalgangers willen snel drankjes halen tussen de optredens door, waardoor de drukte bij de barren hoog kan oplopen.

De organisatie wil wachttijden bij de barren zo kort mogelijk houden en daarnaast inzicht krijgen in verkoopdata per bar en per product. Ook zijn er VIP-zones en backstage gebieden waar alleen bepaalde bezoekers toegang tot hebben.

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord A - Closed loop
Bij een meerdaags festival met veel transacties in korte tijd is een closed loop systeem vaak de beste keuze. Bezoekers betalen bijvoorbeeld met een persoonsgebonden polsbandje dat vooraf of ter plaatse kan worden opgeladen. Hierdoor lopen betalingen bij de barren sneller dan wanneer elke bezoekers zijn eigen pinpas moet gebruiken.

Daarnaast kan hetzelfde polsbandje worden gekoppeld aan toegangsrechten voor VIP-zones, backstage gebieden of camping toegang. Voor de organisatie levert dit waardevolle data op over bestedingen, piekmomenten en bezoekersstromen. Daardoor kunnen barren beter worden bevoorraad en kan het evenement efficiënter worden aangestuurd. 

Zaterdagochtend Markt
Elke zaterdagochtend staat het dorpsplein vol met marktkramen die verse streekproducten verkopen, zoals brood, groente en fruit, bloemen en kaas. Bezoekers komen vaak maar kort langs om wat boodschappen voor de aankomende week te halen. De markt is open tot 12:00 uur, wat voor drukke piekmomenten kan zorgen.

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord B - Open loop
Bezoekers willen snel en eenvoudig betalen met hun eigen pinpas of telefoon. Omdat mensen kort blijven en geen saldo hoeven op te laden, maakt dit dat de transacties snel kunnen verlopen en de rijen worden verkort.

Verenigingslustrum
Een studentenvereniging bestaat 100 jaar en dat vieren ze door een lustrum van twee weken lang te organiseren. In deze periode zijn er verschillende activiteiten, thema feesten, en sporttoernooien. Leden worden verwacht er alle dagen bij te zijn. Daarnaast zijn er ook dagen dat externe bezoekers, zoals familie, reünisten, en vvv’tjes, welkom zijn. Deze bezoekers zijn enkel op de daarvoor aangewezen dag welkom.

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord C - Hybride
Voor de leden van de vereniging is een closed loop systeem ideaal, omdat zij hun polsbandje kunnen koppelen aan hun persoonlijke account. Hierdoor hoor je niet meer ‘ik ben mijn toegangskaartje vergeten’ of ‘kan jij even een rondje halen? Ik heb mijn portemonnee thuis liggen?’. Voor de externe bezoekers die slechts een dag komen, hebben daarentegen weinig baat bij een eigen saldo of registratie; zij betalen sneller en makkelijker met hun eigen pinpas of telefoon. Door een hybride systeem te gebruiken, kunnen beide groepen bezoekers optimaal genieten van het lustrum.

Tweedaagse vakbeurs
In een congrescentrum wordt een grote vakbeurs georganiseerd die twee dagen duurt. Bezoekers lopen langs stands van bedrijven, praten met vertegenwoordigers en verzamelen informatie over producten en diensten. Exposanten willen graag contactgegevens verzamelen van geïnteresseerde bezoekers. Daarnaast halen de bezoekers wat te eten en drinken op verschillende plekken in de hal en willen ze hun handen vrij houden tijdens het lopen.

Wat past hier het beste?

1. Closed loop
2. Open loop
3. Hybride

Antwoord A - Closed Loop
Met een closed loop systeem kunnen exposanten en bezoekers zich vooraf registreren waardoor het uitwisselen van informatie maar een fractie van een seconde duurt. Daarnaast kunnen bezoekers zich via de app inschrijven voor lezingen of 1-op-1 meetings, waarbij de app en je pas tegelijkertijd als toegangsbewijs dient. Dezelfde persoonsgebonden pas kan worden gebruikt om eten en drinken mee af te rekenen. Dat maakt het efficiënter voor zowel bezoekers als exposanten en de organisatie van de beurs.

Conclusie
De beste keuze voor een evenement altijd af van factoren zoals duur, type bezoekers en integratie met andere systemen. Daarom is het belangrijk om per evenement te bepalen of een closed loop, open loop, of hybride systeem het beste past.