Problemen met kilometerregistratie leidt tot hogere belastingaanslag

Als zakelijk rijder moet je een gedegen registratie bijhouden van het aantal gereden kilometers ‘voor de zaak’ en het aantal privé kilometers. Als je de auto zowel zakelijk als privé gebruikt kan dat soms lastig zijn. Daar komt bij dat de Belastingdienst geen genoegen neemt met een kladje als registratiesysteem. Je moet bewijs kunnen leveren dat bepaalde kilometers daadwerkelijk zakelijk zijn en daardoor in aanmerking komen voor kilometervergoeding. Deze mag dan van de inkomstenbelasting worden afgetrokken. Natuurlijk kan de verleiding groot zijn om de boodschappen of het bezoek aan familie en vrienden als zakelijke kilometers aan te merken. Maar dat is niet de bedoeling en het kan je een flinke naheffing en boete opleveren als het wordt ontdekt.

Veel zakelijke auto’s worden ook privé gebruikt
Veel mensen met een auto van de zaak gebruiken deze ook regelmatig privé. Het is immers een beetje onzin om twee auto’s voor de deur te hebben. Dan is een deugdelijke ritregistratie heel belangrijk. Dat geldt natuurlijk ook als je binnen je bedrijf meerdere auto’s hebt die op naam van de zaak staan. Het is ondoenlijk om handmatig van alle medewerkers bij te houden of een rit privé of zakelijk was. Bovendien moet je dit met bewijs kunnen staven. Een rit simpelweg als zakelijk aanmerken zonder te vermelden wat het doel van de reis was, wordt niet geaccepteerd. Woonwerkverkeer is doorgaans wel aannemelijk te maken. Maar bezoek aan een klant op locatie wordt lastig als dit niet via een door de Belastingdienst geaccepteerde manier is vastgelegd.

Een betrouwbare rittenregistratie
Met de systemen van Accredis  kun je een betrouwbare registratie bijhouden van de gemaakte ritten, het aantal kilometers inclusief tijdstip van de rit. Deze overzichten kunnen niet worden gemanipuleerd en kun je bovendien eenvoudig importeren in je boekhouding. Vervolgens kan de informatie worden verwerkt in de rapportage aan de Belastingdienst als je aangifte doet. Bovendien kun je op die manier ook gemakkelijk controleren of werknemers zich aan de regels houden. Misschien klinkt dit een beetje als ‘Big Brother’ maar als medewerkers weten dat hun ritten worden geregistreerd dan weten ze ook dat ze zich aan de regels moeten houden.

Gemakkelijk je rittenregistratie op orde houden
Sommige bedrijven proberen zelf het wiel uit te vinden om de registratie van zakelijke ritten zodanig te registreren dat de Belastingdienst die accepteert. De kans is echter groot dat je alsnog te horen krijgt dat de informatie niet als voldoende wordt geaccepteerd. Dat kan flink wat geld kosten. Als zakelijke kilometers als privé worden aangemerkt vervalt immers het zakelijke voordeel. Zorg daarom dat alle auto’s van je bedrijf zijn voorzien van een deugdelijk rittenregistratiesysteem. Je hebt er dan geen omkijken meer naar. De aangiftes kosten minder tijd. Hiermee bespaar je tijd, of het levert je een lagere factuur op van je boekhouder. In meerdere opzichten dus een positieve ontwikkeling.