Opnieuw fouten met aanbestedingen bij gemeente Barneveld
29 juni 2021 om 10:44BARNEVELD Voor het tweede jaar op rij is de gemeente Barneveld in de fout gegaan bij verschillende aanbestedingstrajecten. Deze vertegenwoordigen een waarde van 2,3 miljoen euro. Volgens de accountant zijn er opnieuw ‘rechtmatigheidsfouten’ gemaakt in de jaarcijfers, maar geven deze als geheel wel een getrouw beeld. De gemeente moet ‘forse stappen’ zetten om toekomstige onvolkomenheden te voorkomen.
Jannes Bijlsma
Barneveld leefde de richtlijnen met betrekking tot het Europees aanbesteden niet goed na, zo constateert accountant Baker Tilly. Een aantal projecten werd onderhands gegund, terwijl deze Europees (en openbaar) hadden moeten aanbesteed, op basis van de waarde van de klus. Dit gebeurde in 2020 bij vijf nieuwe leveringen of diensten, aldus de accountant. Hiermee was 1,1 miljoen euro gemoeid. Vorig jaar kwam de accountant al tot dezelfde bevindingen. Toen was het fout gegaan met elf aanbestedingstrajecten (totale waarde: 1,7 miljoen). Sommige van inkoopcontracten die in 2019 onrechtmatig zijn bevonden liepen nog door in 2020. Hier gaf de gemeente 1,2 miljoen euro aan uit, waardoor het totaal van ‘foutief’ uitgegeven geld over 2020 2,3 miljoen euro bedraagt. Van fraude is volgens de accountant geen sprake.
TEAM INKOOP Het college van b. en w. beloofde vorig jaar beterschap, naar aanleiding van de opmerkingen die de accountant toen maakte over de aanbestedingen. Tot vorig jaar werden deze door de afzonderlijke gemeentelijke afdelingen geregeld en voortaan werden zij verplicht om advies in te winnen bij het Team Inkoop, wanneer zij opdrachten hadden op het gebied van ICT, bouwkunde, infra, facilitair en Sociaal Domein en Personeel. Tevens werd er een ‘centraal inhuurportal’ opgetuigd, waarlangs de start, registratie en beëindiging van alle inhuur binnen de gemeentelijke organisatie verloopt. Ook sloot Barneveld aan op het Digitaal Aankoopsysteem (DAS), een digitale omgeving voor de gangbare aankoop van diensten, werken en leveringen. Desondanks ging het ook in 2020 dus alsnog mis bij een aantal aanbestedingen. Het college geeft aan zich te herkennen in het nieuwe kritiekpunt van de accountant, maar zegt ook dat het niet in één keer mogelijk is om alles te op te lossen. ,,Contracten hebben een looptijd, een gemiddeld Europees aanbestedingstraject heeft een doorlooptijd van vijf maanden en vraagt tijd van de organisatie. Rechtmatige inkoop heeft onze aandacht en wij zullen uiterste inspanning verrichten om onrechtmatige inkoop zo snel mogelijk te minimaliseren.”
FORSE STAPPEN Naar aanleiding van de controle over 2019, stelde Baker Tilly eind vorig jaar een zogenoemd ‘management letter’ op: een rapport aan het college over de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie. Hierin geeft de accountant aan dat er nog ‘forse stappen’ te zetten zijn om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen. De ‘planning and control’ moet worden verbeterd, evenals het interne (financiële) beheersingssysteem. ,,Dat is een essentiële randvoorwaarde om te kunnen bijsturen en de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging is van groot belang om dit tijdig en goed te kunnen doen." De accountant roept het college op om actie te ondernemen.
Over 2019 was Barneveld één van de 45 Nederlandse gemeenten die een ‘beperking' op de rechtmatigheid kreeg. Van de overige 309 gemeenten werd de rechtmatigheid bij 303 gemeenten goedgekeurd, vijf afgekeurd en van één werd het oordeel onthouden. Binnen de regio was Barneveld de enige gemeente met een dergelijke opmerking bij de jaarcijfers.