Hoogleraar Jeurgens: ,,Als je op zoek bent naar e-mails, dan moeten die vindbaar en beschikbaar zijn."
Hoogleraar Jeurgens: ,,Als je op zoek bent naar e-mails, dan moeten die vindbaar en beschikbaar zijn." anp / Koen van Weel

‘Archivering mail bij gemeente niet waterdicht’

21 april 2021 om 12:50 Overig

BARNEVELD De archivering van e-mails, sms- en WhatsApp-berichten is in de gemeente Barneveld niet honderd procent waterdicht. Dat blijkt uit antwoorden op vragen van deze krant over een afgewezen Wob-verzoek. Individuele ambtenaren en bestuurders kunnen in sommige gevallen zelf bepalen of een bericht gearchiveerd wordt of niet. Daardoor kan het voorkomen dat berichten die op basis van de Archiefwet eigenlijk hadden moeten worden bewaard, toch zijn verwijderd. Hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens en de Nederlandse Vereniging van Journalisten stellen dat de gemeente op dat vlak wettelijk tekortschiet.

De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) regelt dat burgers en journalisten overheidsinformatie openbaar kunnen krijgen, zoals bijvoorbeeld e-mails, brieven, rapportages, sms-jes en WhatsApp-berichten. Met een beroep op de Wob vroeg deze krant vorig jaar alle ambtelijke en bestuurlijke correspondentie op met betrekking tot de eventuele herindeling met Scherpenzeel bij de gemeente Barneveld. Dit leverde naast allerlei andere documenten welgeteld drie e-mails op die betrekking hadden op het Wob-verzoek, van één enkele ambtenaar: de toenmalig gemeentesecretaris.

REGISTRATIE Dat niet meer berichten zijn gevonden, wil volgens de gemeente niet zeggen dat er ,,op enig moment’’ ook meer berichten waren. ,,Maar’’, stelt woordvoerder Patricia van Putten, ,,geheel 100 procent zeker is dat niet’’. Deze onzekerheid heeft te maken met het registreren van binnengekomen e-mails.

E-mailberichten die binnenkomen via het e-mailadres van de gemeente worden standaard centraal in het gemeentelijk archief geregistreerd. Mail die naar personen gaat, wordt echter niet geregistreerd en opgeslagen, licht Van Putten toe. Daarbij gaat het vaak om persoonlijke berichten. ,,Bestuursorganen zijn niet verplicht om digitale postvakken met SMS- of Whatsapp-berichten of e-mailberichten te bewaren. Alleen tekstberichten die bij het uitvoeren van overheidstaken zijn gebruikt vallen onder de reikwijdte van de Archiefwet. Omdat dergelijke tekstberichten uit hun aard niet centraal ontvangen of verstuurd worden, maar op persoonlijke basis, kan helaas niet worden uitgesloten dat dergelijke berichten niet allemaal behandeld worden op de wijze die de Archiefwet voorschrijft. E-mailverkeer blijft daarmee echt mensenwerk.’’

VERANTWOORDELIJKHEID De gemeente kent in dat verband wel een protocol ‘verzorging van post en e-mail’. Deze laat de verantwoordelijkheid voor de archivering van niet centraal geregistreerde (digitale) tekstberichten voor een belangrijk deel over aan ambtenaren en bestuurders. Zij moeten beslissen of een bericht dat zij versturen en ontvangen archiefwaardig is op bijvoorbeeld politieke, historische en juridische gronden. Drukken zij op de verwijder-knop, dan is het mailtje simpelweg niet meer direct voorhanden. Deze mail kan nog wel in een back-up zitten, maar de gemeente heeft nog geen systeem dat alle e-mailberichten back-upt, op het moment dat ze verstuurd of ontvangen worden.

In het kader van het Wob-verzoek van deze krant heeft de gemeente alle bestuurders en ambtenaren gevraagd om hun mailboxen te bekijken om te zien of daar materiaal tussen zat dat onder de Wob valt. Op de gemeentesecretaris na, blijken al die mailboxen op dit punt leeg. ,,Gezien het feit dat betrokkenen hun e-mailberichten niet bewaren, is tot onze spijt niet geheel uit te sluiten dat er meer e-mailberichten verstuurd en/of ontvangen zijn dan die wij hebben kunnen verzamelen”, zo liet de gemeente weten in haar reactie op het Wob-verzoek. “

Dat is precies waar de schoen wringt. Want als berichten mogelijk zouden zijn verwijderd, kunnen burgers of journalisten geen volledige inzage meer krijgen. Dit terwijl zij hier mogelijk wel recht op hebben, in het kader van de Wob.

ONRECHTMATIG ,,Onrechtmatig”, noemt hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens aan de Universiteit van Amsterdam de gang van zaken waarbij ambtenaren en bestuurders zelf hun mailboxen beheren. ,,Dit is niet conform de Archiefwet’’, stelt hij. ,,Met deze handelwijze heb je als burger of journalist geen enkele garantie dat informatie die beschikbaar zou moeten zijn, er ook is.” E-mails vallen, net als sms’jes of WhatsApp-berichten, in de Archiefwet onder de categorie ‘archiefbescheiden’. ,,In de wet is geregeld hoe deze bewaard en vernietigd moeten worden. Daar bestaan hele methodieken voor”, zegt de hoogleraar. ,,Maar er staat ook in de wet dat deze archiefbescheiden in ‘geordende en toegankelijke staat’ dienen te zijn. Als je op zoek bent naar e-mails, dan moeten die dus vindbaar én beschikbaar zijn. Of ze dan ook openbaar zijn, is dan weer een andere zaak. Maar ze moeten er zijn.”

Ook de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) stelt dat de gemeente Barneveld in strijd met de uitgangspunten van de Wob handelt. Algemeen secretaris Thomas Bruning: ,,Het structureel niet bewaren van mails kan tot gevolg hebben dat belangrijke documenten verloren gaan. Hiermee veronachtzaamt de gemeente haar publieke verantwoordelijkheid jegens haar inwoners. Alle berichten die van belang (kunnen) zijn voor de reconstructie van bestuurlijke besluitvorming moeten worden bewaard en - als daarom wordt verzocht - openbaar gemaakt.”

WETTELIJKE REGELINGEN De gemeente Barneveld benadrukt in een reactie zich te houden aan de Wob en de Archiefwet. ,,Ook wat betreft tekstberichten via e-mails, SMS en WhatsApp’’, geeft Van Putten aan.,,Ondanks dat het niet verplichtend in de wet is gesteld om alle berichten op te slaan, herkennen we op dit punt wel een spanningsveld en willen we ons hierin lerend opstellen. We volgen de discussies hierover in het land nauwgezet.’’

Ook laat Van Putten weten dat de gemeente momenteel werkt aan een nieuw zaaksysteem, met goede e-mailkoppelingen, om medewerkers nog meer te stimuleren informatie goed te registreren en archiveren. Daarnaast vraagt de gemeente binnen de organisatie aandacht voor het voor het goed archiveren, zegt woordvoerder Van Putten. ,,Bij nieuwe medewerkers vragen we hier aandacht voor bij het inwerken. Het protocol staat op intranet en bij de uitvoering van het werk komt het periodiek aan de orde.”

Jannes Bijlsma

Deel dit artikel via:
advertentie
advertentie
advertentie